Risicomanagement

Het succes van Jumbo is in sterke mate gebaseerd op onze ambitie en drijfveren, de kwaliteit van onze medewerkers en ondernemers, en onze kracht om samen kansen te signaleren en te benutten. We realiseren ons dat we in onze bedrijfsvoering onvermijdelijk ook te maken hebben met risico’s. Het tijdig onderkennen van en op een juiste wijze inspelen op mogelijke risico’s is belangrijk voor het realiseren van onze strategische doelstellingen. Daarom is dit een vast onderdeel van onze dagelijkse manier van werken.

Terugblik 2022

Het belang van effectief risicomanagement is voor Jumbo in 2022 eens te meer duidelijk geworden naar aanleiding van het onderzoek van het Openbaar Ministerie (OM) waar onze algemeen directeur en medeaandeelhouder Frits van Eerd onderdeel van is. We zijn ons er nog sterker dan voorheen bewust van geworden dat (privé)activiteiten van bestuurders en andere sleutelfunctionarissen een risico voor onze reputatie kunnen vormen. Het onderzoek van het OM richt zich niet op Jumbo, maar het straalt wél op ons af. Om mogelijke schade hierdoor te beperken, hebben we direct actie ondernomen, onder meer door een effectieve aansturing van de onderneming te waarborgen.

Gebeurtenissen naar aanleiding van het onderzoek van het Openbaar Ministerie

Op dinsdag 13 september 2022 zijn wij als directie van Jumbo geïnformeerd over het onderzoek van het OM en de mogelijke betrokkenheid van onze algemeen directeur en medeaandeelhouder Frits van Eerd. Dit bericht kwam voor ons als een donderslag bij heldere hemel. Onmiddellijk na deze kennisgeving  hebben we een crisisteam samengesteld en zijn we als directieteam bij elkaar gekomen. We hebben kennisgenomen van de vele mediaberichten op die dag. De informatievoorziening door het OM was echter zeer beperkt. Wél liet het OM weten dat er vragen werden gesteld aan Frits van Eerd, maar dat het onderzoek niet was gericht op Jumbo.

Nadat bekend werd dat Frits van Eerd was aangehouden voor ondervraging, hebben we in overleg met de RvC besloten om de juridische bijstand en woordvoering van Jumbo en Frits van Eerd strikt te scheiden om een mogelijk belangenconflict te voorkomen. Deze scheiding is spoedig doorgevoerd.

Na een week heeft de RvC een diepgaand gesprek gevoerd met Frits van Eerd. Wij als directie hebben daarop van de RvC een nadere toelichting gekregen op de ontstane situatie en de gebeurtenissen na 13 september. De hoeveelheid nieuwe informatie over de situatie was evenwel zeer beperkt. De berichtgeving in de media was tamelijk uitvoerig, maar het betrouwbaarheidsgehalte hiervan was voor ons niet duidelijk.

Op 23 september heeft Frits van Eerd besloten om, na zorgvuldig overleg met zijn familie en de RvC, tijdelijk terug te treden als algemeen directeur. Dit was in het belang van Jumbo en het maakte voor Frits van Eerd ook mogelijk om zich volledig te concentreren op zijn persoonlijke situatie. De dagelijkse bedrijfsvoering van Jumbo was onverkort gewaarborgd door het directieteam van Jumbo. Direct na dit besluit heeft de familie zich samen met de RvC gebogen over de tijdelijke opvolging als algemeen directeur. Op 4 oktober 2022 is bekendgemaakt dat Ton van Veen als gedelegeerd commissaris tijdelijk de directie van Jumbo zou gaan leiden en dat Colette Cloosterman-van Eerd als gedelegeerd commissaris de verbindende rol tussen de organisatie, de RvC en de familie zou gaan vervullen. Met hun ruime ervaring binnen het bedrijf en hun directe beschikbaarheid waren Ton van Veen en Colette Cloosterman-van Eerd ook voor ons als directie de ideale kandidaten om deze rollen tijdelijk in te vullen. Deze wijzigingen in de governance structuur van het bedrijf is direct bekrachtigd en doorgevoerd.

Voor onze stakeholders was de ontstane situatie ook nieuw en voor hen waren de media de belangrijkste bron van informatie. Dit hebben we ons vanaf dag één heel goed gerealiseerd en dit was voor ons een belangrijk punt van aandacht. Zeer kort na de gebeurtenissen hebben we pro-actief contact gelegd met de belangrijkste stakeholders waaronder onze franchise ondernemers, leveranciers, banken, adviseurs, externe accountant en Belastingdienst om de beperkte kennis over de ontstane situatie met hen te delen. De jarenlange goede samenwerking met deze relaties maakte dat er veel begrip was voor de situatie waarin wij ons als directie van Jumbo bevonden en vertrouwen in een zorgvuldige aanpak van deze situatie. Ook hebben wij zo transparant en volledig mogelijk gecommuniceerd naar onze collega’s. Wij danken alle stakeholders voor hun geduld en voelen ons bevoorrecht met deze relaties.

Behalve de oprichting van een crisisteam is er ook snel een commissie gestart.  Deze commissie heeft als taak om de interne beheersing tijdelijk te verzwaren met aangescherpte procedures in relatie tot het onderzoek. De werkzaamheden van deze commissie bezien met name op het beoordelen, goedkeuren en laten betalen van een specifieke categorie facturen. Deze aangescherpte procedures zijn op dit moment nog steeds van kracht.

Eind september 2022 heeft de RvC, in overleg met ons, opdracht gegeven aan Allen & Overy om een vooronderzoek te verrichten naar aanleiding van het onderzoek door het OM. Hoewel Jumbo niet is aangemerkt als verdachte in het onderzoek door het OM, was het doel om op korte termijn duidelijkheid te verkrijgen over de rechtspositie van Jumbo en zo nodig geadviseerd te worden over mogelijke maatregelen in reactie daarop. In dat kader zijn de relevante feiten en omstandigheden in kaart gebracht die betrekking hebben op sponsoring van activiteiten in de motorsport en een deel van de autosport. Op basis van het vooronderzoek zijn geen strafbare feiten geconstateerd, wel zijn kwetsbaarheden naar voren gekomen ten aanzien van enkele interne processen en procedures.

Na dit vooronderzoek heeft de RvC, in samenspraak met ons, A&O de opdracht verstrekt om KPMG Advisory (afdeling Forensic) een feitenonderzoek uit te laten voeren. We hadden de behoefte om eventuele kwetsbaarheden in de organisatie diepgaand in kaart te brengen en voorzorgsmaatregelen te treffen rondom sponsoractiviteiten van Jumbo in de motorsport en een deel van de autosport. Het doel hiervan was om uit te kunnen sluiten dat er sprake is of was geweest van mogelijke onregelmatigheden binnen Jumbo in relatie tot het lopende OM onderzoek. Dit onderzoek, waarvan de bevindingen zijn vastgelegd in een rapport van feitelijke bevindingen, heeft ons inzicht verschaft in de aard en omvang van mogelijke kwetsbaarheden en de potentiële betrokkenheid van het management daarbij. Hieruit zijn geen strafbare feiten binnen Jumbo naar voren gekomen.

De uitkomsten van zowel het A&O als KPMG onderzoek hebben ons gerustgesteld. Niettemin bestond bij zowel de directie als bij de RvC de behoefte intern opvolging te geven aan de in de onderzoeken geconstateerde kwetsbaarheden rondom enkele interne processen en procedures. Als reactie hierop hebben wij in samenspraak met de RvC de afdeling Internal Audit & Risk gevraagd om deze kwetsbaarheden verder in kaart te brengen en uit te werken in een zogenoemd remediation plan. Dit heeft geleid tot een herstelplan dat voorziet in het aanscherpen van enkele interne processen en procedures. In februari 2023 is de inhoud van dit plan door zowel de statutaire directie als de Audit Committee vanuit de RvC goedgekeurd. Er is inmiddels gestart met de uitvoering daarvan.

We zijn als directie verheugd te constateren dat we in deze bijzondere tijden opnieuw hebben kunnen vertrouwen op onze stabiele, robuuste organisatie en de inzet en motivatie van onze medewerkers. Tegelijkertijd zijn we ons bewust van de voortdurende onzekerheid rondom de voortgang en doorlooptijd van het OM onderzoek. Wij zullen deze situatie samen met de familie en RvC gedurende 2023 continu blijven evalueren, zodat we in het belang van Jumbo de juiste koers blijven bepalen.

Rollen en verantwoordelijkheden

Van effectief risicomanagement is sprake als er volop ruimte is voor een actieve en open dialoog met alle stakeholders, waarin er gelegenheid is om de belangrijkste risico’s te benoemen en te wegen. De mate waarin we bereid zijn risico’s te nemen, is in eerste instantie een verantwoordelijkheid van de directie. We streven naar het creëren van risicobewustzijn en risicomanagement in alle lagen van de organisatie. Dat draagt ertoe bij dat beslissingen worden genomen op basis van een gedegen risicoafweging die in lijn is met onze risicobereidheid. Onze risicomanagementaanpak is weergegeven in het ‘three lines of defense’ model voor risico governance.

De directie en het operationeel management – de eerste lijn – zijn verantwoordelijk voor het realiseren van resultaten en tegelijkertijd voor het identificeren van risico’s, het erop acteren en het beheersen ervan. Dit vormt een spanningsveld, dat om een voortdurende dialoog over risicobeheersing vraagt. Risicomanagement is elk kwartaal een afzonderlijk onderdeel van de directieagenda. Op die manier verzekeren we dat risicobewustzijn bijdraagt aan het realiseren van de ondernemingsdoelstellingen. De afdelingen Controlling, Kwaliteit en Legal & Compliance vormen de tweede lijn. Ze faciliteren, dagen het operationeel management uit en geven overzicht en inzicht in de mate waarin we risico’s identificeren, accepteren en beheersen. De Internal Audit Functie is de derde lijn, met als verantwoordelijkheid het onafhankelijk toetsen van de wijze waarop risico’s worden beheerst, bijvoorbeeld aan de hand van risk-based audits en adviesopdrachten. De Internal Audit Functie (IAF) rapporteert haar bevindingen aan de verantwoordelijke directieleden, het Audit Committee en de Raad van Commissarissen als geheel. Eind 2022 ontving de afdeling Internal Audit het certificaat kwaliteitstoetsing van het Instituut van Internal Auditors en won Jumbo de Protiviti Internal Audit Innovation Award voor haar aanpak om internal control echt in de business te integreren.